A organização dos registros fiscais é essencial para garantir a conformidade legal e facilitar a gestão financeira da sua organização filantrópica. Confira essas dica para manter os registros fiscais organizados e em dia:
● Utilize um sistema de arquivamento eficiente: Uma maneira eficaz de manter os registros fiscais organizados é implementar um sistema de arquivamento eficiente. Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a criar um sistema que atenda às necessidades da sua organização.
● Classifique os documentos: Separe os documentos fiscais por categorias relevantes, como despesas, receitas, impostos pagos, folha de pagamento e comprovantes de transações. Isso facilitará a localização de informações específicas quando necessário.
● Utilize pastas ou arquivos digitais: Utilize pastas físicas ou arquivos digitais para armazenar os documentos de forma ordenada. Certifique-se de rotulá-los adequadamente, identificando claramente o conteúdo de cada pasta ou arquivo digital.
● Estabeleça um sistema de nomenclatura: Padronize a nomenclatura dos arquivos para facilitar a busca e o acesso rápido aos documentos. Utilize nomes descritivos e inclua datas, nomes de fornecedores e outras informações relevantes para identificar claramente cada arquivo.
● Mantenha um calendário de arquivamento: Estabeleça um cronograma regular para arquivar os documentos fiscais. Determine uma data específica ou um intervalo de tempo para revisar e arquivar os registros, como semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Isso garantirá que os documentos sejam arquivados de forma consistente e evita a acumulação desordenada de papéis.
● Digitalize os documentos: Considere a digitalização dos documentos fiscais para reduzir a dependência de arquivos físicos. Armazenar os documentos em formato digital facilita a busca, o compartilhamento e a segurança dos registros. Lembre-se de fazer backups regulares para evitar a perda de dados.
● Mantenha a documentação atualizada: Certifique-se de manter a documentação fiscal atualizada, incluindo recibos, notas fiscais, comprovantes de pagamento, declarações de imposto de renda e outros documentos relevantes. Isso garantirá que você tenha todos os registros necessários em caso de auditoria ou processo de restituição de tributos.
